Subventions financières ou aides diverses – Ville de Percé

Dans sa volonté d’investir dans l’événementiel, la culture et les activités communautaires, la Ville de Percé s’est dotée d’un formulaire destiné aux promoteurs et organisateurs qui désirent soumettre une demande de soutien financier et/ou logistique à la municipalité.

La Ville de Percé reconnaît et apprécie les efforts des bénévoles communautaires et croit qu’ils, ainsi que les organismes dont ils font partie, sont les mieux placés pour être à l’initiative d’événements ou de projets porteurs sur les plans social, culturels, de loisirs, sportif ou économique pour le bénéfice et le bien-être des résidents de la Ville de Percé. Ces événements et activités contribuent au rayonnement et au développement économique de notre région, dynamisent et embellissent notre milieu de vie pour le plus grand plaisir de nos concitoyens et de nos visiteurs.

Les demandes d’aides, qu’elles soient pour du financement et/ou du soutien logistique (locaux, matériels, etc.) peuvent être considérées comme des moyens qui cadrent, non exclusivement, mais autant qu’il soit possible, avec la vision stratégique de la municipalité. Il s’agit notamment du développement durable, de l’innovation, de la mise à profit des ressources locales, de la répartition des événements et des activités du territoire en toute saison afin de favoriser l’activité économique pendant toute l’année.

Processus d’évaluation des demandes

Toutes les demandes de subventions sont considérées. Le personnel administratif de la Ville de Percé s’assure que tous les renseignements nécessaires sont fournis sur le formulaire de demande avant que la demande ne soit soumise au Conseil.

Toutes les demandes sont évaluées en fonction de la pertinence du projet, du rapport coût/efficacité, de la viabilité financière, de la viabilité à long terme, du niveau de contribution à la qualité de vie de la communauté et de la participation/réponse de la communauté. Les activités financées doivent, autant que faire se peut, être accessibles à tous les résidents. Dans le cas d’événements ponctuels, ceux-ci doivent promouvoir le dynamisme d’une communauté, améliorer la qualité de vie, la culture et les loisirs et fournir des avantages à l’économie locale et touristique.

Lors de l’étude, de l’analyse et de la préparation des recommandations d’une demande de subvention, les facteurs suivants peuvent être pris en compte :

Les priorités d’intervention : Le Conseil prendra en considération le fait que le projet rencontre certaines des priorités d’intervention municipale, à savoir :

► Impact positif sur la vie culturelle, sportive, récréative et communautaire des citoyens
► Renforcement de l’économie quatre saisons
► Mise en valeur des ressources présentes sur le territoire
► Éco conscientisation et développement durable
► Répartition des activités sur le territoire
► Innovation, nouveauté et nouvelles technologies

Capacité et stabilité organisationnelle de l’organisme.
Qualité et faisabilité du programme proposé.
Besoin communautaire réel pour le ou les service(s) proposé(s).
Besoin financier pour pouvoir mettre en œuvre la ou les proposition(s).
Le nombre de résidents de la Ville de Percé qui bénéficieront du ou des service(s).
Avantage(s) pour les personnes, les familles, les organisations et la communauté en général.
Nombre des bénévoles et accessoirement leur rôle.
Spécificité de l’activité ou de l’événement.
Plus d’une source externe de financement recherchée.
Rôle(s) du ou des partenaire(s), relation(s) de collaboration et interaction avec la communauté, s’il y a lieu.
Valorisation et visibilité des autres programmes, services et aides financières de la municipalité.
La demande est dûment complétée, et tous les documents utiles à l’évaluation de la demande sont fournis et toutes les questions ont été répondues.
Qualité de la demande, claire, détaillée et motivée.

Admissibilité et Financement

Les demandeurs doivent être des organismes sans but lucratif, des organismes socio-économiques, sportifs, culturels, communautaires et de plein air, enregistrés dont les activités se déroulent principalement sur le territoire de la Ville de Percé.
Les organismes doivent montrer qu’ils ont exploré d’autres formes de soutien financier et/ou logistique.
Tout financement doit être destiné à des projets futurs. Le financement rétroactif n’est pas considéré.
Une nouvelle demande de financement n’est recevable que pour les organismes qui se sont conformés aux exigences en matière de rapports d’une ou des subvention(s) précédente(s).
Une subvention accordée ne doit pas être considérée comme un engagement de la Ville de Percé à poursuivre cette subvention dans les années à venir.
Les montants des subventions accordées dépendent des fonds disponibles prévus à cet effet.
Les organismes qui reçoivent une subvention sont tenus responsables de la dépense des fonds conformément aux objectifs et/ou plans énoncés dans la demande.
La réussite du projet ne doit pas s’appuyer uniquement ou principalement sur le soutien financier provenant de la Ville de Percé.
Le soutien financier ne pourra excéder 30% du budget de l’activité.

Reconnaissance du financement

Les organismes doivent reconnaître le soutien de la municipalité par tout moyen lors de la mise en œuvre de leur projet.
Pour un événement, la reconnaissance du financement reçu doit être faite sur tout matériel promotionnel ou publicitaire lié au dit événement. A cet effet l’utilisation du logo de la Ville de Percé est préconisée et encouragée. (Sur demande la Ville de Percé fournira le logo officiel).

Exigences en matière de rapport

Les bénéficiaires d’une subvention doivent présenter, dans les trois mois, un rapport sur l’utilisation de la subvention et l’impact qu’elle a eu, en soulignant comment elle a bénéficié à la communauté.

Souveraineté de la Ville de Percé

Le Conseil de la Ville de Percé est souverain dans ses décisions quant à l’octroi ou non d’une subvention à un organisme.
La Ville de Percé n’a aucune obligation de justifier ou de motiver une décision de refus à une demande de subvention qui lui a été soumise.
En accordant des subventions, la Ville de Percé peut imposer les conditions qu’elle juge appropriées à sa seule et unique discrétion.

Dépôt de la demande

Le formulaire de demande, accompagnés de tous les justificatifs nécessaires à l’étude de ladite demande doit être déposé en personne à l’Hôtel de Ville ou transmis par courriel à culture@ville.perce.qc.ca ou acheminé par la poste à l’adresse suivante :

Ville de Percé
Soutien Financier Événements et Activités Communautaire
137, route 132 Ouest, C. P. 99
Percé (Québec) G0C 2L0

Documents à fournir

Tout organisme doit fournir les documents suivants :

Une résolution du conseil d’administration mandatant un responsable pour le dépôt de la demande.
Une liste à jour des administrateurs de l’organisme.
Une copie du budget provisionnel de l’événement ou de l’activité.

Sur demande de la Ville de Percé, l’organisme doit pouvoir produire les documents suivants:

Une copie des lettres patentes.
Les derniers états financiers de l’organisme.
Une copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle ou de la dernière assemblée générale extraordinaire, le cas échéant.
Une copie à jour des règlements généraux de l’organisme.

Les documents fournis sont sous la responsabilité du personnel administratif autorisé de la Ville de Percé et sont conservés et traités de façon confidentielle, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des données et renseignements personnels (LRQ. Chap. A-2.1),

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